あなたはこんな不安を
抱えていませんか?
- 申請書の作成を手作業でやっているが、時間がかかる上に入力ミスが起こりやすい…
- 雇用契約から入社までのタスクが数多くあり、遅延なく進めるのに手間がかかり忘れてしまいトラブルになりやすい…
- 外国人労働者の通算5年の管理が必要ですが、一人一人在留カードの発行時期も違うため、人数が多いと膨大な量を管理しなければならないので現場が混乱しそう…
- 誰が何の作業をどこまでやっているか把握できていないので、担当者 が休んだり辞めたりすると、誰も代わりに対応できない…
- 受入機関と外国人労働者の各種情報について、期限管理やタスクの進捗情報を共有したいけどセキュリティ面で心配です…
- 受入機関や外国人労働者をもっと増やしたいけど、すでにキャパオーバーで増やせない…
- 失踪などのトラブルや事故を防ぐためにも、もっと外国人労働者のケアをしたいけど、忙しすぎて手が回らない…
EXCELなどの表計算ソフトでは作業者に依存するため、どうしても入力ミスや漏れが発生しやすくなります。
しかも、常に作業者が自分で期限やタスクを管理するために、気がついたら期限直前で大慌て。
最悪の場合は期限に遅れて『特定技能』の外国人労働者は不法滞在になった、、、、なんてことも起こり得ます。
これらは何も、担当者が悪いわけではありません。
作業や管理を人に依存する限り避けては通れないことなのです。
ではどうすれば人に依存することなくスケジュール通りに確実に作業を進めることができるか？
そこで、私たちが開発したのが、『特定技能』外国人労働者の入社前タスク管理から帰国までの期限チェックや関連書類の紐づけを実現化した
専用システム『Jworker』です。
多言語対応した書類作成や届出書作成から印刷業務、
入社前タスクから入社後タスク管理を自動化
申請書作成のミスや作業時間を
大幅に削減できる
申請書や届出書をいつも一から手作業で作成していませんか？
Jworkerなら、一度特定技能外国人のマスターデータを入力してしまえば、申請書に必要なデータを呼び出してクリックするたけで申請書が自動的に作成されます。
データを他から都度コピー＆ペーストしながら作成する必要がないので入力ミスや漏れを防ぐのはもちろん、申請書作成の作業時間を大幅に短縮できます。
更に。。。
技能実習生書類作成（G-WORKER）から特定技能労働者の情報をコピーして利用できます。
期限切れを
確実に防ぐことができる
Jworkerの素晴らしいところは、５つのタスク期限管理を自動的に実現できることです。
最初は、『入社前タスク』です。海外と国内で違いがあり、入社日を起点としてタスク管理スケジュールを自動作成します。
さらに、生成したタスクに関連書類が登録できるので、どのタスクにどの書類が必要かが簡単にわかります。
２つ目のタスクは、入社後の『在留カード期限管理』です。
在留期間は外国人労働者によって異なります（1年、6か月または4か月ごとの更新）のでJworkerが常にチェックし画面表示だけでなく必要に応じてメール通知します。
３つ目のタスクは、『通算在留期限の管理』です。
１号の場合、通算５年ですのでJworkerが常にチェックし画面表示だけでなく必要に応じてメール通知します。
４つ目のタスクは、『３か月ごとの定期報告の管理』です。
１月、４月、７月、１０月に定期報告の義務があり、報告時に必要な書類も登録できるため、遅れずに必要な書類を確実に提出できます。
5つ目のタスクは、『随時報告』が必要な場合、その都度、受入機関や外国人労働者について期限を登録できます。
また、外国人労働者については４つの届出書を選択しながら登録でき、確実に必要な書類を提出できます。
入社までのタスクの進捗状況が
一目で把握できる
人に依存することによるもう一つの障害が、
「誰が何をどこまでやっているのか分からない」と言うことです。
Jworkerは、入社前タスクから入社後タスク管理の進捗状況を全て受入機関をはじめとしてメンバー全員で共有できるので、
担当者が休んだり、退職しても心配いりません。
外出先からでもすぐに的確な指示を出せますし、
すぐに他のメンバーが引き継いで作業を行うことができます。
❝ 特定技能 ❞ 外国人労働者の
「在留カード」や
「通算在留期間」の
情報が直ぐに確認できる
外国人労働者の「在留カード」、「通算在留期間」の情報がすぐに確認できます。
在留カード情報は、在留カード番号、許可年月日、在留資格、在留期限、在留期間、最終更新日です。
また通算在留期間も簡単に表示・確認できます。
受入機関と❝特定技能❞外国人労働者の情報やデータを共有＆受渡しができるので問い合わせが減り、さらに信頼を獲得できる
外国人労働者の入社前タスク管理や関連書類の紐づけ情報、入社後タスク管理（在留カード、在留期間、定期報告）や関連書類の紐づけ情報により、受入機関は、必要とする情報をその都度、登録支援機関に確認しなくても得ることができます。
従って登録支援機関への問い合わせが減り、同時に信頼感も高まります。
また、多くの受入機関の管理も同時にできるので収益アップにも繋がります。
必要なデータが必要な時にすぐに見つかる
入管等に提出した書類や作成中の書類なども受入機関単位に保管でき、更に外国人労働者ごとにも保管できますので必要な時にいつでもどこからでもデータを探し出せます。
またメールを使わずに受入機関とのデータのやり取りができますので安全確実に受渡しできます。
従ってPCだけでなくスマホでも、海外出張中でもデータの確認ができ業務効率向上に役立ちます。
操作がシンプルで簡単
これだけ充実した機能がありながらも、Jworkerの操作はとても簡単です。
マニュアルがなくても直感的に作業できるようなメニュー構成になっているので、作業者の能力に依存することがありません。
初めての人でも、誰でもすぐに作業を始めることができます。
重要な仕事に
安心して集中できる
『特定技能』外国人労働者の書類作成からタスク管理業務、
受入機関とのデータ共有機能をシステム化したらどうなるか？
言うまでもなく全体の作業時間が短縮されます。
増え続ける業務に対応するために、むやみに新たな人員を雇う必要はありません。
それどころか、今の人員で余裕を持って業務をこなすことも不可能ではありません。
その結果、あなたは外国人労働者のケアや細かな支援、受入機関への営業活動など、登録支援機関として重要な仕事に安心して取り組むことができます。
スマートフォンでいつでもどこでも最新データをチェック
Jworkerはクラウド上ですべてのデータを管理するので、インターネットにつながる端末（パソコン、スマホ、タブレット）さえあれば、いつでもどこでもスケジュールをチェックしたり、必要なデータを呼び出したりできます。
専用のソフトやアプリをインストールする必要もありません。
しかも、データに更新があればすぐに反映されるので、常に最新のデータを全員で共有できます。
例えば、海外などの出張先で、ある“特定技能”の外国人労働者データが必要になった時に、都度日本に連絡してメールでデータを送ってもらう、、、などといった面倒なことをする必要はありません。
スマホからその場ですぐに見たいデータを閲覧できます。
もちろん、スケジュール管理もスマホからできるので、あなたがいつどこにいようと、常に適切な指示を出すことができます。
ストレージサービスの専門家だから実現できる高い安全性
Jworkerを開発した私たちファイブテクノロジー株式会社はもともとオンラインのストレージサービスを専門とする会社です。
ストレージサービスとは企業や個人向けにインターネット上の大規模な記憶装置（ストレージ）を提供して、お客様の大切なデータを管理するサービスですが、それだけに高度な安全性と利便性、そしてスピードが求められます。
特に安全性に関しては、たったひとつのバグが致命的なエラーになる可能性があるため、開発期間の２倍以上の時間をかけてリリース前のテストを行なっています。
Jworkerは、10年にわたって培ったこのコアテクノロジーを最大限に活用することで、安心かつ快適なデータ管理サービスを実現しました。
また、当社は創業以来、情報セキュリティ対策に企業全体で取り組んでおり、2016年にはISO27001を取得。トラブルなしで安全に運営しております。
法改正やリクエストに応じてシステムを随時アップデート
Jworkerは、2019年4月から施行した「出入国管理及び難民認定法」の登録支援機関の認可申請を前提に、某大手人材企業様がこの分野での事業拡大を進めるために同社より依頼を受けて開発したシステムです。
そのため、法改正に対する対応はもちろん、現在もお客様の声をヒアリングしながら、より快適に使えるようにシステムのアップデートを随時行っています。
「こんな機能があったらいいのに」「もう少しここを使いやすくできないかな」あなたのリクエストをお聞かせください。
法改正への対応はもちろん、お客様のお声をヒアリングしながら、システムのアップデートを随時行っていきます。
※内容によってはご要望にお応えできない場合もありますので、予めご了承ください。
申請書作成機能
最初に登録支援機関、送り出し機関、受入機関及び特定技能外国人労働者のデータを入力、申請書や届出書に必要な項目を入力するだけで簡単に申請書や届出書を印刷できます。
又印刷する際にPDF出力されますので印刷前に内容のチェックもでき無駄な印刷をしなくてもすみます。
入社前タスク管理と関連書類の紐づけ
- 入社前タスク管理は、外国人労働者の一括登録処理により自動的にタスク管理スケジュールが作成されます。
その時に、入社前区分が海外の場合と国内の場合とでは必要なタスクが変わりますので判別して作成されます。 - さらに、タスクごとに必要な関連書類を登録できます（TOPページにあります参考様式一覧からタスクに必要な文書を取り出して登録）。
必要なタスクマスター項目は、もちろん自由に追加・変更可能です。
入社後タスク管理（在留カード）
在留カード情報（カード番号、許可年月日、在留資格、在留期限、在留期間）を入力すると自動的に在留カードのタスク管理が実行されます。
また警告通知メールをONにすれば「期限」の90日前、30日前、1週間前に自動通知します。
入社後タスク管理（通算在留期限）
在留許可年月日を起点として通算５年間の在留期間を自動管理し、画面上でいつでも確認できます。また警告通知メールをONにすれば「期限」の180日前、90日前、30日前、1週間前に自動通知します。
入社後タスク管理（定期報告）
受入機関の定期報告は、３か月に１回実施しますので1月、4月、7月、10月を期限にタスク管理されます。さらに、タスクごとに必要な関連書類を登録できます。
入社前タスクと同様にTOPページにあります参考様式一覧からタスクに必要な文書を取り出して登録できます。
受入機関との共有、受渡しフォルダ
受入機関と外国人労働者にそれぞれ共有と受渡しのためのフォルダを用意しました。
受入機関のフォルダでは、関連書類（契約書、支援計画書など）やオリエンテーションで使用する書類一式、請求書などの項目名でフォルダを作成し、そこにデータを自由にアップすることで受入機関とのデータの共有・受渡しを行えます。
外国人労働者のフォルダでは、個人の在留カード情報表裏の画像や口座情報などを受入機関担当者と共有し活用することができます。
アップした際にはメール通知で相手に通知できます。
Jworkerは“特定技能”外国人労働者を受け入れるための膨大な作業負担や遅延のリスクを、
大きく減らすことができる画期的なシステムです。
とはいっても、「本当に使いこなせるのか？」「本当に効果があるのか？」
それはあなたが実際にこのシステムを使ってみなければわかりませんよね？
そこで、Jworkerを２ヶ月間(※)、無料で試すことができるようにしました。
このシステムを使ってみて、気に入っていただければ、そのまま使用し続けてください。
３ヶ月目から料金をご請求させていただきます。
(※トライアル開始日が属する月を含む2か月間)
でも、もし、「実際に使ってみたけど難しい」「思ったような効果が得られなかった」など、
結果にご満足いただけない場合はお知らせください。
トライアル期間が終わるまでに弊社に連絡していただければ一切料金をご請求することはありません。
以下の流れに沿ってお申し込みください。10分程度で完了します。
流れ
1
ボタンをクリック
ページ下部ボタンをクリックし、お申し込み画面から利用規約を許諾
2
申し込みフォーム入力
申し込みフォームで基本情報を入力（事務所・名前・フリガナ・メールアドレス・電話番号・住所）
3
確認メール
申し込み後に確認のメールが届きます。
4
当社よりご連絡
申し込み後、営業日2日以内に導入スケジュールのご案内を担当営業よりご連絡させていただきます。
2019年1月某日、突然、人材大手の海外部長であるA氏からメールが来ました。
A氏とは、２年程前に初めてお会いし、技能実習生のシステムをプレゼンしたのが始まりで、同企業は弊社のオンラインストレージサービスを利用しているユーザーでもあります。
A氏は当時、技能実習生のシステムについてあまり興味がなかったようでした。
ところが、A氏は、2018年後半に急に浮上して来た“特定技能”という制度を活用した事業展開を会社から任され、どうしたら事業拡大ができるか悩んでいました。
そして、弊社がオンラインストレージサービスや技能実習生サービスを展開していることを思い起こし、私にメールを送ったのです。
A氏は、特定技能の内容を確認すると、管理しなければならない業務が多岐にわたるため、外国人労働者一人ひとり細かく管理しなければ登録支援機関として複数の受入機関を受注・管理できないと直感したようです。
A氏は、A氏の知っている限り“クラウド”＆“技能実習生管理業務ノウハウ”があるIT企業は弊社しかないと思い、直ぐに訪問してくださいました。
A氏からの要望は、
「従来通りの手作業で“特定技能”支援業務を運営すると、どうしてもミスや漏れが発生しやすくなり、書類の提出がいつも期限ギリギリでバタバタと対応することになる。」
「面倒な業務を、登録支援機関と受入機関双方で一緒に支援業務できるシステムをつくれないか？」
とのことでした。
これは非常に深刻な問題を生み出します。
そこで、A氏は“特定技能”の登録支援機関の認可を前提として、業務運用する際の要望を弊社に伝え、確認しながら一緒にシステム化を進めていきました。
A氏は、徐々にシステムができあがるのを見ながら、改めて思ったそうです。
『クラウド化して、登録支援機関、受入機関双方で“特定技能”人材をケアしていくことが成功の早道である。それが出来るのは“Jworker”だけである。』
おかげさまでJworkerは2019年11月に完成し、無事リリースをすることができました。
しかしながら、まだ“特定技能”制度は始まったばかりです。登録支援機関、受入機関の皆さまとともに改善しながらより良いシステムを作り上げていきたいと考えております。
今後もお客様の声に真摯に耳を傾けながら、より一層使いやすいシステムになるよう改良しながら成長していきます。
＼技能実習の書類作成はこちら／